Daca te gandesti la managementul documentelor trebuie sa tii cont de urmatoarele aspecte:
- Managementul documentelor se refera la fluxurile documentelor in cadrul organizatiei tale, fluxuri fizice sau digitale
- Daca fluxurile fizice de documente nu au o structura logica clara, implementarea unui flux digital nu iti va rezolva problemele.
- Aplicatiile digitale de management al documentelor sunt evolutia logica a fluxurilor fizice
- Exista solutii recomandate pentru mediul privat cat si solutii pentru mediul public.
Managementul documentelor iti poate imbunatati sau afecta semnificativ eficienta organizatiei.
Esti interesat de managementul documentelor?
Te putem ajuta cu imbunatatirea fluxurilor de documente din organizatia ta!
De ce sa apelezi la noi pentru o solutie?
Pentru ca oferim solutii de management de documente pentru mediul privat
In domeniul privat, viteza de generare si eliberare a documentelor este critica. Orice incetinire a procesului va duce inerent spre o pierdere a clientelei.
Astfel, implementarile de sisteme de management a documentelor in aceste organizatii au ca si tinta consumatorii finali. Mai exact, clientii respectivei societati beneficiaza de o imbunatatire a experientei de client sau avantaje de cost reduse datorita eficientizarii ofertantului.
Putem implementa solutii pentru managementul documentelor in mediul public
Standardizarea si legislatia merg mana in mana. Astfel se reduce nivelul erorii umane in cadrul institutiei respective si in acelasi timp se asigura respectarea unitara a legii pentru fiecare cetatean in parte.
Cat priveste transparenta, modulele de registratura asigura incadrarea in termenele legale a institutiei. De asemenea, acest lucru permite cetateanului sa poata urmari traseul cererii sale si momentul eliberarii raspunsurilor solicitate.
Implementare on premise sau de tip cloud
In mediul privat, exista o orientare tot mai mare spre serviciile de tip cloud. Mai ales serviciile de tip abonament, in care investitia initiala este foarte redusa, clientul platind o valoare lunara. Astfel, se obtin avantaje majore in ce priveste necesitatea recuperarii investitiei initiale, care este aproape 0.
Mediul public este inca dominat de instalarile on premise. Acestea ofera avantajul ca pot fi controlate si securizate total de catre client. Problema apare la investitia initiala, care este de obicei foarte mare.
Insa mai ales in instiutiile de stat, acest mod de instalare este inca preferat in fata instalarilor de tip cloud sau cu abonament.
Ce aspecte sunt importante la sitemele pentru managementul documentelor
Nu toate sistemele de management de documente sunt identice. In continuare vom incerca sa iti aratam cateva aspecte de care trebuie la care sa fii atent:
- Fluxurile de documente in organizatii pot semana dar nu sunt identice. De obicei sistemele de management al documentelor au fost construite tinand cont de anumite aspecte considerate importante de anumiti clienti. Uita-te atent si analizeaza daca aspectele respective sunt importante si pentru organizatia ta.
- Modulele de auditare sunt un aspect esential cand vorbesti de sisteme de management de documente. Asigura-te ca ele se potrivesc cerintelor tale inainte de achizitia solutiei.
- Supportul din partea producatorului este esential la achizitie dar critic pe parcursul utilizarii sistemului. In acest sens, trebuie sa fii sigur ca cineva te va ajuta cu problemele tehnice, update-uri sau chiar si asistenta in modificarea anumitor setari ale solutiei.
Managementul documentelor online vs offline
Intotdeauna recomandam clientilor nostri sa se asigure ca fluxurile offline de management a documentelor sunt clare. Avand in vedere ca investitia intr-un sistem de gestiune a documentelor poate fi foarte ridicata, este recomandat sa va asigurati ca fluxul de documente este unul logic.
Mai exact, digitalizarea unui astfel de sistem trebuie sa aduca o viteza ridicata de procesare a documentelor, iar dumneavoastra veti obtine o crestere a productivitatii. In cazul in care exista probleme de gestiune offline a documentelor, aceste probleme risca sa se mute si in mediul online.
Bineinteles ca vor exista imbunatatiri, insa recomandam tuturor utilizatorilor de astfel de sisteme, sa isi imbunatateasca permanent gestiunea fizica a documentelor inainte de implementarea unui sistem electronic de management a documentelor.
Avand in vedere ca trecerea in digital nu asigura eliminarea totala a hartiilor,
Ce sistem de management de documente se potriveste pentru tine
Te-ai hotarat sa implementezi un sistem electronic de management de documente. Care este cel mai potrivit pentru tine:
- Daca esti in mediul privat, sarcina ta este mai usoara. Vei putea alege sistemul care iti optimizeaza cel mai bine fluxul de documente. Nu va trebui sa ai in vedere elemente de legislatie si standardizare. Poti alege sistemul care iti imbunatateste procesul de lucru, implicit cel care produce valoare adaugata pentru organizatia ta.
- VIn mediul public, lucrurile stau putin diferit. Standardele sunt importante. Legislatia este critica. Variabile precum autorizari, GDPR sau chiar si nivelul de autorizare al userilor intra in joc. Mai mult, elementele care tine cont de transparenta fata de cetateni sunt de o importanta majora.
- Nu in ultimul rand, caracteristicile de registratura si corelare dintre arhiva fizica si cea electronica prezinta o importanta majora. Exista situatii in care corelarea cu arhiva fizica nu este necesara. In majoritatea cazurilor insa, este nevoie de o urmarire a arhivei fizice, si o corelare cu ce se intampla in sistemul electronic de management de documente. Mai mult, elementele de registratura prezinta o importanta majora, mai ales in institutiile de stat, unde exista termene legale de solutionare a cererilor.