Managementul Documentelor in Administratia Publica ramane un subiect important si in anul 2019 avand in vedere ca:

  • Administratia centrala si cea locala sunt cele mai mari generatoare de documente din cadrul statului Roman.
  • Fluxul de documente implica intrari, iesiri si generare de noi documente in cadrul procesului administrativ si decizional
  • Cea mai mare parte din documente trebuie sa respecte cadrul legal si au de obicei un termen legal de eliberare si ulterior de pastrare
  • Eficienta si transparenta registraturii ridica noi provocari la procesul de management al documentelor in administratia publica. 

Avand in vedere necesitatea eficientizarii si transparentizarii procesului administrativ, managementul documentelor in administratia publica reprezinta o oportunitate majora in acest sens. 

Te intereseaza Managementul Documentelor in Administratia Publica?

Foloseste formularul de mai jos si contacteaza-ne acum!

13 + 6 =

De ce sa apelezi la noi pentru managementul documentelor in administratia publica?

Avem experienta in managementul documentelor in administratia publica.

Fie ca vorbim de solutii hardware, software sau sisteme integrate, colegii nostri au mai lucrat cu mediul public din Romania.

Cunoastem dispozitiile legislative in acest sens, cat si standardele pe care solutiile noastre trebuie sa le respecte.

Am lucrat cu majoritatea institutiilor publice care administreaza arhive, Biblioteci si institutii informationale din Romania.

Solutia noastra are un modul avansat de registratura a documentelor

Elementele de registratura au o importanta critica in implementarea unei astfel de solutii. Avand in vedere ca documentele de administratie publica necesita o urmarire precisa, este obligatoriu ca un astfel de modul sa functioneze fara probleme.

Mai mult, asocierea termenelor legale de raspuns sau eliberare a unui document la aceste module, fac ca orice autoritate sa fie notificata cand se apropie un astfel de termen.

Am observat ca folosind module de registratura performante, majoritatea institutiilor publice reusesc sa se incadreze in respectivele termenele legale cu peste 99% din solicitari.

Solutia noastra functioneaza fara probleme in diferite institutii publice

Solutia noastra pentru managementul documentelor in administratia publica este deja implementata in diferite institutii. De la administratie locala ( primarie si consiliul local ) la consilii judetene si alte agentii ale statului.

Va putem furniza o prezentare a modului de implementare si cum se realizeaza operatiunile pentru fiecare tip de institutie in parte.

De asemenea, va putem edita si modifica fluxurile de documente, pentru a se mula exact pe nevoile dumneavoastra specifice.

Aspecte tehnice importante pentru o solutie de management a documentelor in administratia publica

 

Din experienta noastra si a clientilor nostri, urmatoarele aspecte au fost cele mai urmarite in cadrul implementarilor: 

 

  • Asigurarea unei solutii de registratura cu functie interna si externa. Mai exact, functia interna permite auditarea procesului intern, iar functia externa asigura transparenta decizionala a fiecarei solicitari, prin functia de urmarire a traseului solicitarii in cadrul institutiei.
  • Functia de administrare a utilizatorilor si a drepturilor acestora. Mai exact, aceasta functie asigura distributia muncii in cadrul institutiei, iar in functie de aceasta distributie, se poate permite accesul la diferite documente din respectiva institutie. 
  • Posibilitatile de auditare a operatiunilor. Am observat ca in functie de institutie, exista termene legale specifice pentru eliberarea de documente sau solicitarea de informatii. In momentul de fata, prin auditarea interna a operatiunilor, se incearca determinarea punctelor in care exista incetiniri majore in cadrul procesului. Solutia noastra ofera posibilitati avansate de auditare, care vor usura imbunatirea eficientei interne a institutiei. 

Imbunatatirea productivitatii managementului documentelor in administratia publica

Cu totii auzim despre debirocratizarea administratii publice. Managementul documentelor ocupa un loc critic in acest proces. 

Obiectivele acestui proces se impart in doua categorii: Eficientizarea proceselor interne ale institutiilor si eficientizarea lucrului cu publicul. 

Eficientizarea proceselor interne permite autoritatilor publice sa isi desfasoare activitatea intr-un mod organizat, minimizand resursele implicate in acest proces. Mai mult, datorita imbunatatirii eficientei proceselor de zi cu zi, institutiile pot degreva personalul de sarcinile administrative si il pot concentra spre imbunatatirea activitatii departamentelor deficitare in personal. 

In ce priveste lucrul cu publicul, managementul eficient al documentelor permite ca cetatenii sa primeasca in timp util raspunsul la solicitarile lor. In acest fel, institutia se asigura ca toate solicitarile sunt rezolvate in termenele legale de solutionare. Mai mult, fluxurile se pot muta din mediul fizic in cel online, pana la punctul in care prezenta la ghiseele fizice nu mai este necesara. 

Ce solutie mi se potriveste

Managementul documentelor in institutiile publice se realizeaza de obicei etapizat. Astfel, fiecare nou modul este implementat, testat si ulterior integrat in fluxul de lucru zilnic.  

 

  • Registratura documentelor este primul modul pe care o institutie trebuie sa-l implementeze. O registratura electronica eficienta permite urmarirea procesului de primire, solutionare si eliberare a deciziilor in cel mai eficient mod posibil. Mai mult, institutia se asigura ca respecta termenele legale de solutionare a solicitarilor si functioneaza dupa standarde clar stabilite. 
  • Modulul de arhiva permite utilizatorilor interni ai institutiei sa acceseze rapid toate documentele de care au nevoie in indeplinirea sarcinilor de zi cu zi. Mai mult, in cazul solicitarilor cu solutionare prin eliberare de acte administrative, accesul la arhiva devine o componenta critica a procesului. Consultarea arhivei se va face rapid si va permite solutionarea in cel mai scurt timp posibil.
  • Crearea de noi documente si acte administrative in cadrul solutiei de management a documentelor, permite auditarea facila a fluxurilor interne de lucru. In orice moment, si pentru orice caz punctual, se va putea identifica unde au existat probleme in indeplinirea sarcinilor de serviciu.