Soluțiile în acest domeniu se împart în două variante principale, ambele soluții fiind ușor de integrat în aplicațiile actuale de gestiune a documentelor existente sau viitoare:
- Scanarea documentelor nelegate sau care în timpul procesului de arhivare fizică sunt reordonate și numerotate chiar dacă inițial au fost legate de deținător în momentul arhivării interne
- Scanarea documentelor legate care prin natura lor și a modului de arhivare nu mai pot fi dezlegate (de exemplu: acte notariale, registre, state de plată)
Soluțiile noastre se bazează pe echipamente de scanare profesionale începând cu cu scannere pentru documente A4 sau A3 cu diverse capabilități de scanare în privința volumului zilnic și vitezei de scanare, continuând cu scannere pentru documente mai mari de A3 (planșe, state de plată din perioada anterioară apariției sistemelor informatice, etc.) și finalizând cu scannere specializate pentru scanarea de documente legate/reviste/cărți/periodice.
Alături de aceste echipamente pentru scanarea de documente în cadrul soluțiilor implementate de noi se pot adăuga stații de lucru, servere de gestiune, sisteme de stocare centralizată, precum și diverse aplicații de procesare a documentelor și/sau aplicații pentru arhivare digitală.
Scannerele Fujitsu pentru documente A4 și A3 au un design compact oferind posibilitatea scanării documentelor fragile/uzate/rupte pe același echipament și în același flux de lucru cu documentele aflate într-o stare bună de conservare. Manipularea hârtiei este îmbunătățită prin prezența de role independente pentru o mai bună aliniere a documentelor înainte de scanare. Prin implementarea unui sistem de detectare a documentelor capsate sau non-aliniate astfel încât să nu le deterioreze și să prevină blocajele de hârtie, dar și a traseului aproape rectiliniu a documentelor prin scanner.
Image Access WideTek 36CL-600 este de departe cel mai rapid scaner CIS color pe piață pentru scanarea de planșe. Scanează la o viteză de 10 inchi pe secundă la 200 dpi full color. La o lățime maximă a imaginii scanate de 36 inchi și o rezoluție de 600 dpi scannerul scanează la o viteză de 1,7 inch pe secundă. Vitezele de scanare în tonuri de gri și binare sunt duble, dar sunt limitate la 10ips pentru a asigura o manipulare sigură a hârtiei. Toate aceste viteze sunt garantate datorită tehnologiei Scan2Net® integrată în PC-ul Linux pe 64 biți instalat în scaner. Este un adevărat sistem independent capabil să scaneze direct spre serverele FTP, foldere ”share” din rețeaua de calculatoare, unități USB conectate la el, aplicații cloud, etc. fără a fi nevoie de un calculator suplimentar. WideTek 36CL produce imagini extraordinar de clare cu o precizie a culorilor chiar superioară scanerelor CCD. De asemenea are funcție de detecție automată a dimensiunilor documentului scanat și funcție automată de îndreptare a imaginii scanate în cazul în care documentul nu este introdus perfect perpendicular în scanner. Rotirea documentelor se efectuează în timpul scanării, scanarea unui document A0 în modul portret la 300 dpi color durează mai puțin de 6 secunde pentru scanare și încă 2 secunde pentru ”crop&deskew”, rotirea, previzualizarea și stocarea acestuia.
Scannerul pentru documente legate Image Access BookEye 4 este un scanner profesional special creat pentru scanarea documentelor legate fără ca acestea să fie deteriorate în timpul procesului de scanare din cauza manipulării. . Acesta scanează dimensiuni variate de documente până la dimensiunea de 2xA3+ (sunt două variante constructive din punct de vedere a dimensiunii maxime de scanare: 2xA4+ și 2xA3+). Rezoluția optică de scanare ajustabilă între 150dpi și 600dpi permite ca paginile documentelor scanate să fie clare, iar fișierul obținut să se încadreze din punct de vedere a dimensiunii si calității în rezultatul dorit de către operator. Scannerul de carte BookEye4 are Auto-Focus automat în timpul scanării. Acesta permite reglajul automat al focalizării echipamentului în timpul scanării urmărind forma documentului scanat, astfel asigurându-se menținerea clarității scanării în cazul documentelor sau cărților șifonate, ori cu hârtie vălurită. Captura imaginii se face cu senzor CCD liniar RGB care asigură o adâncime de culoare internă de 48 bit color/ 16 bit gray scale, respectiv o adâncime de culoare externă de 24 bit color/ 8 bit gray scale/ bitonal/ enhanced halftone. Vizualizarea scanărilor se realizează pe display TFT atașat scannerului. Computerul integrat cu sistem de operare Linux 64bit pe care se află integrată tehnologia Scan2Net® face din acest scanner un adevărat sistem independent capabil să scaneze direct spre serverele FTP, foldere ”share” din rețeaua de calculatoare, unități USB conectate la el, aplicații cloud, etc. fără a fi nevoie de un calculator suplimentar.